Telefonsekretariat – Immer erreichbar, wenn es zählt
Mit unserem professionellen Telefonsekretariat bleiben Sie immer erreichbar, ohne wertvolle Zeit mit der Anrufannahme zu verlieren. Wir nehmen Anrufe in Ihrem Namen entgegen, erfassen Nachrichten und leiten wichtige Informationen direkt an Sie weiter. Dank unserer langjährigen Erfahrung im Telefonservice für kleine und mittlere Unternehmen sowie Großunternehmen bieten wir einen effizienten, modernen Service ohne Warteschleifen oder Tonbandansagen. So können Sie sich voll auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und profitieren dabei gleichzeitig von maximaler Flexibilität. Sie entscheiden, ob Anrufe während der gesamten Geschäftszeiten oder nur temporär an uns weitergeleitet werden. Selbst wenn Sie in einem Meeting sind oder unterwegs, verpassen Sie keine wichtigen Gespräche. Über unser Kundenportal haben Sie jederzeit die volle Kontrolle und können alles mit nur einem Klick steuern. Unser Service passt sich ganz nach Ihren individuellen Bedürfnissen an.
Virtuelle Assistenz – Ihre flexible Unterstützung
Mit einer virtuellen Assistenz erhalten Sie professionelle Unterstützung, die sich nahtlos in Ihr Unternehmen integriert, ohne physisch vor Ort zu sein. Wir, die Officehelden, übernehmen für Sie Aufgaben wie Telefonservice, Anrufweiterleitung, Rückrufvereinbarungen und die Beantwortung von Standardanfragen – ganz nach Ihren Vorgaben. So können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und gleichzeitig auch bei Abwesenheit erreichbar bleiben, ohne wertvolle Ressourcen für Ihr Kerngeschäft zu verlieren. Nutzen Sie unsere Unterstützung temporär oder dauerhaft und sparen Sie Zeit und Kosten.
Optimale Erreichbarkeit
Während Sie in einem Termin, auf Reisen oder im Urlaub sind, bleiben Sie für Ihre Kund*innen immer erreichbar. Das erhöht nicht nur die Zufriedenheit Ihrer Kund*innen, sondern verbessert auch das Image Ihres Unternehmens.
Individuelle Anrufnotizen
Nach jedem Gespräch, das unsere Officehelden für Sie führen, erhalten Sie umgehend eine detaillierte Benachrichtigung per E-Mail oder über die von Ihnen bereits genutzten Kontaktformulare. Sie bestimmen, welche Informationen weitergegeben werden, sei es Name, Unternehmen, Kontaktdaten oder spezifische Gesprächsinhalte.
Anrufweiterleitung
Officehelden leitet alle Anrufer*innen, passend zum jeweiligen Anliegen, gezielt an entsprechende Mitarbeiter*innen oder Abteilungen weiter. Und nimmt zwischenzeitlich alle relevanten Daten für Sie auf. Damit Sie stets Up to date und voll im Bilde sind.
Persönliche Begrüßung
Von „Guten Tag“ bis „Herzlich Willkommen!“: Unsere gut geschulten Officehelden nehmen im Namen Ihres Unternehmens und im firmeneigenen Stil und Wording alle Anrufe entgegen. Dabei finden Sie immer den richtigen Ton – und begeistern Ihre Kund*innen und Geschäftspartner*innen mit professionellem Auftreten und viel Charme
Geschulte Telefonprofis
Unsere erfahrenen, bestens geschulten Mitarbeiter*innen kommunizieren empathisch, freundlich und kompetent – und geben Ihren Anrufern das Gefühl, direkt bei Ihnen zu sein.
Variable Servicezeiten
Sie entscheiden, wann Sie unseren Telefonservice nutzen möchten – dauerhaft oder nur temporär zu ausgewählten Zeiten (wie z.B. Stoßzeiten oder bei Abwesenheiten).
VIP-Anruferkennung
Wenn es wichtig ist oder eilt, stellen wir definierte „VIP-Anrufer*innen“ (VIP-Kund*innen, Lieferanten etc.) zuverlässig direkt zu Ihnen durch.
Transparenz
Im Kundenportal finden Sie nicht nur nützliche Funktionen, sondern haben auch Einblick in Ihre Anrufstatistik. So behalten Sie immer einen Überblick über Ihre Kosten.
