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Der Telefonservice für engagierte Unternehmen

Als Ihr zuverlässiger Partner bieten wir Ihnen individuell zugeschnittene und kostengünstige Telefonservice-Lösungen, die den bürokratischen Aufwand reduzieren und Ihre wertvollen Ressourcen entlasten. Mit unseren flexiblen Officehelden übernehmen wir rund um die Uhr die telefonische Betreuung Ihrer Kund*innen – ob während Ihrer Urlaubszeit oder bei Terminengpässen.

Wir agieren als Ihr persönliches Telefonsekretariat, erledigen die Anrufbeantwortung, koordinieren das Terminmanagement und halten Sie in Echtzeit auf dem Laufenden. So können Sie sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren und profitieren gleichzeitig von exzellentem Kundenservice und spürbaren Kostenersparnissen.

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Eingehender Anruf eines Kunden

Individuelle Anrufnotiz

Im Anschluss an jedes Gespräch, das die Mitarbeiter von Officehelden.de geführt haben, bekommen Sie umgehend eine Benachrichtigung. Sie können festlegen, ob als SMS, E-Mail oder über vorgefertigte Textmasken. Und Sie entscheiden, welche Infos über die Anrufer (Name, Unternehmen, Kontaktdaten etc.) Sie haben möchten.

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Anrufweiterleitung

Officehelden.de leitet alle Anrufer, passend zum jeweiligen Anliegen, gezielt an entsprechende Mitarbeiter oder Abteilungen weiter. Und nimmt zwischenzeitlich alle relevanten Daten für Sie auf. Damit Sie stets Up to date und voll im Bilde sind.

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Terminvereinbarungen

Überlassen Sie uns die Terminvereinbarung mit Ihren Geschäftspartnern oder Patienten. Wir arbeiten bereits mit sämtlichen Termin-Tools, von Google Kalender bis hin zu Doctolib.

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Persönliche Begrüßung

Von „Guten Tag“ bis „Herzlich willkommen!“: Unsere gut geschulten Officehelden nehmen im Namen Ihres Unternehmens und im firmeneigenen Stil/ Wording alle Anrufe entgegen. Dabei finden sie immer den richtigen Ton – und begeistern Ihre Kunden und Geschäftspartner mit professionellem Auftreten und viel Charme.

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Agent

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SIE

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Hotline

Als Hotline stehen wir Ihnen sowohl temporär als auch dauerhaft zur Verfügung, um Ihre Kunden professionell und kompetent zu betreuen. 

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Werbeanruf-Blocker

Unsere Officehelden machen Schluss mit unerwünschten Werbeanrufen! Wir filtern lästige Anrufe heraus, damit Ihre Mitarbeiter und Sie nicht mehr gestört werden. So können Sie sich zu 100 Prozent auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren.

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Fragenkatalog/ FAQ

Officehelden.de geht nicht nur in Ihrem Firmennamen ans Telefon, sondern beantwortet auch kompetent häufig gestellte Fragen Ihrer Anrufer oder gibt gewünschte Informationen weiter. Grundlage hierfür sind z.B. Ihre FAQ oder ein passgenaues Briefing.

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Unsere Leistungen für Sie

Mit officehelden.de bieten wir Ihnen einen zuverlässigen und kosteneffizienten Telefonservice, der ganz auf die Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt ist. Unsere geschulten Telefonprofis übernehmen die Anrufannahme und koordinieren Termine. 

Dank variabler Servicezeiten passen wir uns flexibel Ihrem Bedarf an und garantieren jederzeit eine optimale Erreichbarkeit. Über unser Kundenportal haben Sie zudem jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Informationen und können den Service bequem steuern.

Entlasten Sie sich und Ihr Team – vertrauen Sie auf die Expertise von officehelden.de als Ihren virtuellen Vorzimmerdienst und profitieren Sie von professioneller Unterstützung, wann immer Sie sie brauchen.

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Optimale Erreichbarkeit

Während Sie in einem Termin, auf Reisen oder im Urlaub sind, bleiben Sie für Ihre Kund*innen immer erreichbar. Das erhöht nicht nur die Zufriedenheit Ihrer Kund*innen, sondern verbessert auch das Image Ihres Unternehmens. 

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Individuelle Anrufnotizen

Nach jedem Gespräch, das unsere Officehelden für Sie führen, erhalten Sie umgehend eine detaillierte Benachrichtigung per E-Mail oder über die von Ihnen bereits genutzten Kontaktformulare. Sie bestimmen, welche Informationen weitergegeben werden, sei es Name, Unternehmen, Kontaktdaten oder spezifische Gesprächsinhalte. 

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Anrufweiterleitung

Officehelden leitet alle Anrufer*innen, passend zum jeweiligen Anliegen, gezielt an entsprechende Mitarbeiter*innen oder Abteilungen weiter. Und nimmt zwischenzeitlich alle relevanten Daten für Sie auf. Damit Sie stets Up to date und voll im Bilde sind.

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Persönliche Begrüßung

Von „Guten Tag“ bis „Herzlich Willkommen!“: Unsere gut geschulten Officehelden nehmen im Namen Ihres Unternehmens und im firmeneigenen Stil und Wording alle Anrufe entgegen. Dabei finden Sie immer den richtigen Ton – und begeistern Ihre Kund*innen und Geschäftspartner*innen mit professionellem Auftreten und viel Charme

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Geschulte Telefonprofis

Unsere erfahrenen, bestens geschulten Mitarbeiter*innen kommunizieren empathisch, freundlich und kompetent – und geben Ihren Anrufern das Gefühl, direkt bei Ihnen zu sein.

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Variable Servicezeiten

Sie entscheiden, wann Sie unseren Telefonservice nutzen möchten – dauerhaft oder nur temporär zu ausgewählten Zeiten (wie z.B. Stoßzeiten oder bei Abwesenheiten).

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VIP-Anruferkennung

Wenn es wichtig ist oder eilt, stellen wir definierte „VIP-Anrufer*innen“ (VIP-Kund*innen, Lieferanten etc.) zuverlässig direkt zu Ihnen durch.

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Transparenz

Im Kundenportal finden Sie nicht nur nützliche Funktionen, sondern haben auch Einblick in Ihre Anrufstatistik. So behalten Sie immer einen Überblick über Ihre Kosten. 

Ihre officehelden.de Vorteile

Das Telefonsekretariat von officehelden.de ist die ideale Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen, die ihre Erreichbarkeit sicherstellen möchten, ohne dabei in der täglichen Geschäftskommunikation gestört zu werden. Mit unserem flexiblen Service können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren. Sei es ein wichtiges Meeting oder die Betreuung Ihrer Kund*innen vor Ort, wir sind hier, um sicherzustellen, dass Sie keine Anfrage und keinen Auftrag verpassen.

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Perfekte Kundenbindung durch optimale Erreichbarkeit

 Verpassen Sie keinen Anruf mehr – dank unserer ausgezeichneten Erreichbarkeit sind Sie für Stamm- und Neukund*inne  jederzeit persönlich erreichbar. Das steigert die Kundenzufriedenheit und stärkt das Image Ihres Unternehmens.

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Kosten sparen mit klarem Preismodell

 Reduzieren Sie Ihre Personalkosten und sparen Sie sich ein internes Sekretariat. Für nur 0,54 € pro Bearbeitungsminute erhalten Sie professionellen Telefonservice – ohne Fixkosten, Mindestumsatz oder versteckte Gebühren.

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Flexible Einsatzzeiten – genau wie Sie es brauchen

Ob dauerhaft, in Stoßzeiten oder während Ihres Urlaubs: Nutzen Sie unseren Service genau dann, wenn Sie ihn brauchen. Unser Peakmanagement sorgt auch bei hoher Auslastung für beste Erreichbarkeit.

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Konzentration auf Ihr Kerngeschäft

 Keine Unterbrechungen mehr durch eingehende Anrufe. Wir halten Ihnen den Rücken frei, damit Sie fokussiert und effizient arbeiten können.

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Volle Kontrolle und Transparenz

 In Ihrem persönlichen Kundenportal sehen Sie jederzeit, wie viele Anrufe eingegangen sind und wie unser Service genutzt wird. So behalten Sie den Überblick über Leistung und Kosten.

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Geschulte Telefonprofis

Unsere erfahrenen, bestens geschulten Mitarbeiter*innen kommunizieren empathisch, freundlich und kompetent und geben Ihren Anrufern das Gefühl, direkt bei Ihnen zu sein.

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Lernen Sie uns kennen

Noch nicht überzeugt? Sie haben noch Fragen oder möchten eine persönliche Beratung zu unserem günstigen Telefonservice? Unsere freundlichen Kundenberater freuen sich auf Ihre Nachricht und erstellen Ihnen gerne ein maßgeschneidertes Angebot für Ihren neuen Telefonservice.

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